Giao tiếp nhóm: Hợp tác nhóm hiệu quả & Làm việc theo nhóm

09/06/2023

Kiến thức không miễn phí, hãy trân trọng điều đó

Giao tiếp nhóm: Hợp tác

& Làm việc hiệu quả theo nhóm

--------------------------->o<----------------------------

"Các group chat Zalo, Viber được lập ra không phải nhắn tin mà để giải quyết các vấn đề"

Giao tiếp tại nơi làm việc là một công cụ mạnh mẽ có thể ảnh hưởng đến sự thành công của toàn bộ tổ chức. Trong bất kỳ mối quan hệ hay bối cảnh nào, dù là nghề nghiệp hay cá nhân, giao tiếp là yếu tố cốt yếu để duy trì hòa bình và hợp tác hiệu quả. Về cơ bản, những gì bạn giao tiếp và cách bạn trình bày nó sẽ ảnh hưởng đến cách người khác tiếp nhận thông điệp của bạn.

Trong cài đặt nhóm, tồn tại một số thủ tục nhất định và quy định cách đồng nghiệp tương tác và giao tiếp với nhau. Để thúc đẩy một không gian làm việc hợp tác và hiệu quả hơn, các nhóm phải ưu tiên các chiến lược giao tiếp. Làm như vậy cho phép nhân viên tham gia và phát triển trong nhóm.

"Giao tiếp hiệu quả biến mọi điều thành tốt, giao tiếp kém biến mọi thứ tốt thành xấu"

Giao tiếp nhóm hiệu quả là gì: Định nghĩa của chúng tôi
Giao tiếp là trao đổi thông tin hoặc ý tưởng với người khác. Định nghĩa giao tiếp nhóm của chúng tôi là cách các thành viên trong nhóm tương tác với nhau, các hành vi xã hội được chấp nhận của nhóm (chẳng hạn như bày tỏ ý kiến, bày tỏ quan điểm và mối quan tâm, đề nghị trợ giúp và giải quyết xung đột) và phương pháp giao tiếp. Nắm vững các kỹ năng giao tiếp nhóm, về mọi mặt, là điều cần thiết để cộng tác hiệu quả.

Tại sao giao tiếp và làm việc nhóm lại quan trọng?
Giao tiếp trong nhóm rất quan trọng vì nếu không có giao tiếp ở nơi làm việc thì nguy cơ xung đột, căng thẳng và hiểu lầm sẽ tăng lên. Giao tiếp tốt là rất quan trọng vì nó là nền tảng của một nền văn hóa lành mạnh và một nhóm hoạt động hiệu quả. Khi một nhóm có khả năng giao tiếp tuyệt vời, tất cả các khía cạnh khác của doanh nghiệp có thể phát triển. Ngược lại, nếu một nhóm gặp khó khăn trong giao tiếp, tất cả các yếu tố khác có nhiều khả năng gặp khó khăn hoặc thất bại hoàn toàn.

Tăng sự gắn kết của nhân viên
Giao tiếp nhóm xuất sắc có thể dẫn đến các mối quan hệ công việc tốt hơn và vai trò rõ ràng, tăng sự hài lòng và gắn kết của nhân viên. Khi nhân viên có thể tương tác tích cực với nhau, tạo kết nối với nhau trong quá trình làm việc, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với tổ chức. Khi nhiệm vụ và kỳ vọng được truyền đạt rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn trong vai trò của họ và có nhiều khả năng gắn bó với công việc hơn.

Thúc đẩy một nơi làm việc hợp tác và hiệu quả hơn
Khi các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp, họ có thể cộng tác; giao tiếp tốt là rất quan trọng trong việc cải thiện tinh thần đồng đội và xây dựng đội nhóm. Nếu nhân viên có thể hiểu phong cách giao tiếp của nhau, họ sẽ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn và giảm nguy cơ hiểu lầm hoặc xung đột. Hợp tác nhóm là điều cần thiết cho một môi trường làm việc hiệu quả với các chiến lược giao tiếp xuất sắc được áp dụng, công việc có thể hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Làm cho nó dễ dàng hơn để đạt được mục tiêu
Giao tiếp chính xác và hiệu quả sẽ cải thiện hiệu suất công việc và giúp doanh nghiệp thực hiện các chiến lược, đáp ứng các mục tiêu và phát triển hướng tới các mục tiêu đã đặt ra (Thật vậy). Với các phương pháp giao tiếp vững chắc, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các dự án và hướng tới các mục tiêu chung dễ dàng hơn nhiều-- bởi vì mọi người đều thống nhất với nhau. Khi thiếu giao tiếp, các tổ chức có thể bị vô tổ chức, thông tin sai lệch và các vấn đề khác sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đạt được mục tiêu của họ.

"Tôi chưa bao giờ thấy người thành công nào mà không biết cách giao tiếp hiệu quả cả"

Giải quyết vấn đề hiệu quả hơn
Giao tiếp đóng một vai trò to lớn trong khả năng giải quyết vấn đề của chúng ta với người khác. Trong một tổ chức, khả năng truyền đạt rõ ràng vấn đề và làm việc với các thành viên khác trong nhóm để tìm ra giải pháp là công cụ để thành công. Với việc mỗi thành viên trong nhóm có thể đóng góp quan điểm và chuyên môn độc đáo của họ, giao tiếp mạnh mẽ có thể giúp các nhóm thực hiện kế hoạch tốt hơn với tư cách là một đơn vị bao gồm tất cả sự độc đáo mà mỗi người có thể cung cấp.

Giải quyết xung đột tốt hơn
Trong bất kỳ môi trường nhóm nào, xung đột chắc chắn sẽ phát sinh bất kể mọi người hòa thuận với nhau như thế nào. Thiếu giao tiếp chỉ góp phần gây ra vấn đề và có thể làm tăng căng thẳng hoặc thù địch trong môi trường làm việc. Nếu nhân viên hiểu cách giao tiếp với nhau khi xảy ra xung đột như vậy, họ sẽ được trang bị tốt hơn để giải quyết các vấn đề. Trong khi một số nhân viên có thể trực tiếp và đối đầu, những người khác có thể né tránh xung đột. Điều quan trọng là phải hiểu cách tương tác với đồng nghiệp của bạn theo cách gây được tiếng vang.

Giao tiếp trong nhóm hoạt động như thế nào?
Đừng đánh giá thấp ảnh hưởng của số lượng và chất lượng giao tiếp trong một nhóm. Liên hệ thường xuyên, chẳng hạn như gặp trực tiếp và các cơ hội khác để phản hồi hai chiều, có thể giúp các nhóm duy trì kết nối và trên cùng một trang. Giao tiếp chất lượng cao đòi hỏi phải lắng nghe tích cực, sử dụng từ ngữ có chủ đích và chân thực, cũng như cách các thành viên trong nhóm nói lên suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách rõ ràng. Trong các nhóm, giao tiếp phi ngôn ngữ cũng đóng một vai trò trong các tương tác hiệu quả; điều này bao gồm giao tiếp bằng mắt, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể và có thể giúp ích hoặc cản trở cuộc trò chuyện. Sự kết hợp giữa số lượng và chất lượng, kết hợp với giao tiếp phi ngôn ngữ có ý thức, có thể ảnh hưởng đáng kể đến văn hóa nơi làm việc.

Đối với bất kỳ tổ chức nào, điều quan trọng là ưu tiên thực hành giao tiếp hiệu quả. Đôi khi, nói thì dễ hơn làm vì mỗi cá nhân có phong cách và sở thích giao tiếp khác nhau. Có thể hữu ích khi tìm hiểu về tính cách độc đáo của nhóm của bạn để hiểu rõ hơn về cách họ cần được tương tác. Bắt đầu bằng cách yêu cầu nhóm của bạn thực hiện đánh giá tính cách miễn phí.

Các định dạng và kênh truyền thông làm việc theo nhóm

"Bạn hình dung cuộc đời thế nào nếu mỗi sáng chúng ta cùng nhìn nhau và có nhau 1 lời chào?"

Giao tiếp trong công việc nhóm sẽ khác nhau tùy theo ngành nghề và vai trò, nhưng nhìn chung, có hai hình thức: bằng văn bản hoặc bằng lời nói. Mỗi nhóm có 'sự kết hợp độc đáo của hai định dạng, thông qua các kênh khác nhau, theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của họ

Giao tiếp nhóm bằng lời nói
Giao tiếp bằng lời nói trong một nhóm bao gồm các cuộc gọi video hoặc điện thoại, các cuộc họp nhóm, các cuộc trò chuyện 1:1 và bình thường. Trong những tương tác này, giao tiếp phi ngôn ngữ đóng một vai trò quan trọng, vì những người khác có thể đọc được ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của bạn.

Giao tiếp nhóm bằng văn bản
Giao tiếp bằng văn bản bao gồm email, trò chuyện nhóm (chẳng hạn như Zalo, Viber, group chatbox,...) và các dạng tài liệu giấy hoặc điện tử. Ở dạng văn bản, giao tiếp chất lượng quan trọng hơn vì giao tiếp bằng văn bản có thể giải thích được; đặc biệt cẩn thận để đánh giá xem liệu người đọc có thể hiểu sai lời nói của bạn hay không.

"Người thanh tiếng nói cũng thanh.

Chuông kêu khẽ đánh bên thành cũng kêu."

4 phong cách giao tiếp và làm việc nhóm
Có bốn phong cách giao tiếp quyết định trong làm việc nhóm, ảnh hưởng lớn đến cách mọi người tương tác với những người xung quanh. Mỗi người có các yếu tố của mỗi phong cách bên trong nhưng có thể nhận thấy rằng họ cộng hưởng mạnh mẽ hơn với phong cách này hay phong cách khác.

Thụ động
Những người giao tiếp thụ động có thể đấu tranh để thể hiện bản thân hoặc tránh bày tỏ cảm xúc, nhu cầu hoặc ý kiến của họ. Sau đó, họ có xu hướng đặt nhu cầu của người khác lên trước nhu cầu của mình và bằng chi phí của mình. Những người giao tiếp thụ động có thể không đối đầu với một lỗi lầm, hành động một cách thờ ơ hoặc giả vờ dễ chịu trong những thời điểm xung đột và thường gặp khó khăn trong việc thiết lập ranh giới và kết quả là từ chối. Kiểu giao tiếp này có thể nguy hiểm vì nó có thể cho phép sự oán giận và tức giận bùng phát và hình thành.

Hung dữ
Một người giao tiếp tích cực nổi bật trong đám đông; những người này thường ồn ào nhất trong phòng, nói át những người khác và kiểm soát câu chuyện trong cuộc thảo luận. Những người giao tiếp tích cực đấu tranh với việc lắng nghe người khác hoặc xem xét ảnh hưởng của ý kiến, hành động hoặc ý tưởng của họ đối với họ. Khi bị đối mặt, những người này sẽ phản ứng bằng thái độ thù địch hoặc gây hấn phòng thủ và có thể bác bỏ hoàn toàn quan điểm hoặc vấn đề của họ. Thông thường những kiểu người giao tiếp này sẽ có được các vị trí lãnh đạo hoặc quyền lực vì bản chất họ đòi hỏi sự tôn trọng và thống trị.

Ông Bà xưa nói: " Cái miệng hại cái thân"

Thụ động - tích cực
Mặc dù bề ngoài họ có vẻ hài lòng, nhưng những người giao tiếp tích cực, thụ động có thể mang trong mình cảm giác bực bội, điều này chắc chắn sẽ bộc lộ theo những cách tinh vi. Mặc dù những người này nhận thức được cảm xúc và nhu cầu của họ, nhưng họ cảm thấy khó thể hiện chúng và gặp khó khăn trong việc thừa nhận sự tức giận hoặc cảm giác thực sự của họ. Họ làm tốt công việc giả vờ rằng mọi thứ đều ổn trong khi thực tế, họ đang âm thầm đau khổ. Sự oán giận hoặc tức giận dồn nén của họ có thể biểu hiện trong các hành vi như ngồi lê đôi mách, đối xử im lặng, nhận xét khiếm nhã hoặc các hình thức giao tiếp gián tiếp hoặc phi ngôn ngữ khác.

Quả quyết
Những người giao tiếp quyết đoán sử dụng giao tiếp cởi mở, chân thực và trực tiếp trong các tương tác của họ. Họ nói với mục đích và sự toàn vẹn của cảm xúc, và hành động của họ thường phù hợp với lời nói của họ. Họ có thể tìm cách thể hiện bản thân trong khi vẫn xem xét cảm xúc, nhu cầu và ý tưởng của những người xung quanh, khuyến khích các cuộc trò chuyện trung thực nơi mọi người đều có cơ hội nói. Những người giao tiếp quyết đoán làm chủ cảm xúc hoặc hành động của họ bằng câu nói "Tôi" ("Tôi cảm thấy ...). Giao tiếp quyết đoán là lành mạnh, tôn trọng và trung thực; nó được cho là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất và là lý tưởng để phấn đấu trong mỗi lần tương tác.

8 mẹo giao tiếp nhóm hiệu quả
Giao tiếp và xây dựng đội ngũ đi đôi với nhau, ảnh hưởng trực tiếp và ảnh hưởng đến nhau. Giao tiếp xuất sắc trong các nhóm làm việc thành công sẽ có nhiều khả năng hơn khi một tổ chức ưu tiên xây dựng đội ngũ và tạo cơ hội cho nhân viên kết nối với nhau và với tổ chức. Dưới đây là một số mẹo để tăng hiệu quả giao tiếp của nhóm bạn:

1. Khuyến khích công khai, minh bạch
Sự cởi mở và minh bạch đóng vai trò quan trọng trong tầm quan trọng của giao tiếp trong làm việc nhóm, vì chúng tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện trung thực và xây dựng lòng tin. Khi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận cởi mở về các vấn đề, yêu cầu trợ giúp hoặc sự rõ ràng, đồng thời tin tưởng lẫn nhau và các nhà lãnh đạo của họ, họ sẽ cảm thấy được trao quyền trong vai trò của mình và với tư cách là thành viên của nhóm.

2. Tôn trọng mọi ý kiến
Tôn trọng ý kiến của người khác, bất kể họ có đối lập với ý kiến của bạn hay không, là một phần cơ bản của chiến lược giao tiếp hiệu quả. Một nơi làm việc đề cao sự tôn trọng sẽ khuyến khích nhân viên của mình bày tỏ quan điểm và ý tưởng, lắng nghe lẫn nhau và hợp tác khi làm việc cùng nhau. Vì vai trò của sự tôn trọng đối với tầm quan trọng của giao tiếp nhóm, kết quả là toàn bộ nhóm có thể được hưởng lợi từ môi trường ít căng thẳng hơn, tích cực hơn và thân thiện hơn.

"Khi tranh luận, bàn công chuyện nét mặt cần tươi vui, đừng để người ta ghét"

3. Xác định từng vai trò
Khi vai trò của mỗi thành viên trong nhóm được xác định rõ ràng, họ hiểu chính xác những gì được mong đợi ở họ, nhiệm vụ của họ và những gì họ cần làm để thành công. Việc xác định rõ vai trò sẽ tác động tích cực đến tổ chức vì nó mang lại sự hợp tác tốt hơn và năng suất cao hơn, vì nhân viên nhận thức được chính xác cách họ có thể đóng góp vào vị trí của mình.

4. Cho phép phản hồi hai chiều
Phản hồi phải luôn là con đường hai chiều và các nhà quản lý nên chào đón các cơ hội để phát triển và học hỏi từ nhân viên của họ. Khi nhân viên được trao khả năng bày tỏ mối quan tâm hoặc nghi ngờ với ban quản lý, nhiều khả năng các giải pháp sẽ được tìm ra và các vấn đề sẽ được giải quyết. Nếu không có phản hồi hai chiều, các nhà lãnh đạo sẽ không biết gì về nhu cầu hoặc vấn đề của nhân viên, dẫn đến một điều gì đó có hại hơn nhiều. Do đó, phản hồi hai chiều là công cụ để duy trì các kỹ năng giao tiếp nhóm hiệu quả.

"Hãy là ngôi sao sáng, trên bầu trời đầy sao"

5. Ưu tiên xây dựng đội ngũ
Tạo cơ hội cho nhân viên tìm hiểu nhau ngoài công việc và xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn thông qua các hoạt động và sự kiện xây dựng nhóm. Làm như vậy sẽ khuyến khích cuộc trò chuyện trong một tình huống ít căng thẳng hơn và cho phép các thành viên trong nhóm xây dựng lòng tin cũng như thúc đẩy văn hóa công ty đoàn kết hơn. Bất kể quy mô của nhóm là gì, có rất nhiều ý tưởng tuyệt vời khi nói đến các hoạt động xây dựng nhóm.

6. Xây dựng thói quen
Cố gắng phát triển một thói quen phù hợp nhất với bạn và ưu tiên các cuộc trò chuyện thường xuyên và thẳng thắn giữa nhóm của bạn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận như vậy, bạn có thể muốn triển khai đăng ký hàng ngày, 1:1 hàng tuần và các cuộc họp toàn nhóm hàng tháng hoặc hai tuần một lần. Mỗi cuộc họp cho phép cả nhân viên và lãnh đạo làm rõ bất cứ điều gì cần giải thích, lập chiến lược để thành công và thúc đẩy sự liên kết.

7. Thực hành sự đồng cảm
Giao tiếp đồng cảm là một cách điều chỉnh phong cách của bạn để giao tiếp với người khác theo cách họ thích, thay vì theo cách bạn muốn. Hãy lưu ý trong mỗi tương tác và đảm bảo cân nhắc những điều sau:

7.1NHỮNG GÌ bên kia muốn từ sự tương tác
7.2TẠI SAO họ muốn nó
7.3 CÁCH họ muốn tương tác

Bằng cách xem xét các yếu tố này trước khi tham gia vào một cuộc trò chuyện, bạn có thể chắc chắn điều chỉnh cách giao tiếp của mình sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của cô ấy để mỗi người có thể tận dụng tối đa cuộc trò chuyện.

8. Làm gương
Và cuối cùng, hãy thực hành những gì bạn giảng! Nếu bạn muốn nhân viên áp dụng các phương pháp giao tiếp mới, bạn phải dẫn dắt bằng ví dụ và truyền cảm hứng cho họ làm theo. Một nhà lãnh đạo phải hướng dẫn nhóm và tổ chức của họ đi đến thành công; để làm như vậy, họ phải thể hiện chính những khái niệm và hành vi mà họ yêu cầu ở nhân viên của mình. Khi nhân viên thấy quản lý đóng góp cho một môi trường lành mạnh và giao tiếp, họ có xu hướng làm theo.

Những điểm chính của truyền thông nhóm
Giao tiếp là xương sống của một lực lượng lao động hiệu quả và việc triển khai các biện pháp khắc phục các vấn đề về giao tiếp và khuyến khích cuộc trò chuyện lành mạnh là điều cần thiết cho sự thành công của tổ chức. Để tạo điều kiện thuận lợi cho những thực hành như vậy, hãy cố gắng dành thời gian để thu thập phản hồi từ thành viên, tạo sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm và cộng tác với những người khác. Cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc đòi hỏi sự siêng năng và nhất quán và có thể đạt được thông qua việc sử dụng các chiến lược giao tiếp mạnh mẽ.

Để hiểu rõ hơn về phong cách giao tiếp của bạn, hãy làm một bài đánh giá tính cách ngay hôm nay!

Nghiên cứu & biên dịch

Tony Trinh Chung

THÀNH VIÊN BAN NGHIÊN CỨU & PHÁT TRIỂN R&D

09/06/2023